Электронные документы : статус первичных

Электронные документы получили статус первичных

Минфин предусмотрел изменения в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (утверждено приказом N 88 от 24.05.95 г.). Изменения связаны с появлением в жизни бухгалтеров первичных документов и учетных регистров в электронном виде. Так, наряду с документами, созданными в письменной форме, которые фиксируют и подтверждают хозоперации, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение, статус первичных документов предоставлен и электронным документам.
Напомним, что ранее в бухгалтерском учете могли применяться документы, созданные средствами вычислительной техники на машиносчитывающих носителях, только при условии предоставления им юридической силы и доказуемости.

Теперь уточнено, что созданные электронные документы могут применяться в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. В связи с этим также откорректирован перечень обязательных реквизитов первичных документов (в их число добавлена электронная цифровая подпись и исключен – "код формы").

Пересмотрен порядок исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах. В частности, расширены требования к бухгалтерской справке, которой и оформляется такое исправление. Справка обязательно должна содержать причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписываться составившим ее работником, а после проверки – главным бухгалтером. Первичные документы, учетные регистры и бухотчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, предоставляющей возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение периода, который должен быть не менее срока, установленного для хранения соответствующих документов на бумаге. Напомним, что сроки хранения документации предприятий приведены в разделе 4 Перечня, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ N 41 от 20.07.98 г.
Отметим также, что принятие решений по "сомнительным" первичным документам возложено на руководителя предприятия (ранее – главбуха), которому такая первичка должна передаваться другими сотрудниками.
------------------------
Приказ Министерства финансов Украины N 372 от 07.06.2010 г.
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 13.07.2010 г. N 515/17810 и вступает в силу 24.07.2010 г.

Материал подготовили
эксперты Компании "Динай" Наталия Чепига, Наталия Михальченко, Ольга Яковенко и Анна Скумина